¿Por qué se necesita una apostilla?

La semana pasada, una clienta nos contactó para obtener una apostilla para el extracto Kbis de su empresa francesa. Este documento se iba a utilizar en el extranjero, pero ella no sabía cómo proceder ni si la apostilla era realmente necesaria.

Este tipo de situación es común. Tanto para empresas como para particulares, cuando un documento oficial francés necesita ser presentado en el extranjero, a menudo es necesario apostillarlo para que sea reconocido por las autoridades locales.

¿De dónde procede la apostilla?

La apostilla existe desde la entrada en vigor del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961. Fue creada para simplificar el reconocimiento mutuo de documentos públicos entre los Estados signatarios, sustituyendo los complejos procedimientos de legalización consular.

¿Qué documentos pueden apostillarse?

La apostilla se puede aplicar a numerosos documentos:

  • Certificado del Registro Mercantil (KBIS) para la constitución de una filial en el extranjero
  • Títulos académicos o laborales fuera de Francia
  • Sentencias judiciales, escrituras notariales, contratos, certificados de estado civil
  • Documentos de matrimonio internacional

Consiste en una anotación oficial o una hoja adjunta que certifica:

  • la autenticidad de la firma,
  • la capacidad del autor del documento,
  • y, en su caso, la validez del sello o timbre.

Nunca altera el contenido del documento.

¿Qué ha cambiado desde mayo de 2025?: la reforma de la apostilla en Francia.

Desde el 1 de mayo de 2025, las Cámaras de Notarios asumen la responsabilidad de expedir apostillas en Francia, en virtud de un acuerdo de delegación de servicio público. Para las empresas registradas en París (o bajo la jurisdicción del Tribunal de Apelación de París), las solicitudes deben presentarse a través de la plataforma oficial de la Cámara de Notarios de París.

  • Proceso 100% digital
  • La apostilla es exclusivamente electrónica
  • Solo se aceptan documentos digitales firmados electrónicamente o originales azules con código QR
  • Los documentos deben ser recientes (con menos de 3 meses de antigüedad) y no contener anotaciones

Caso práctico: el cliente del 3 de mayo de 2025

El 3 de mayo de 2025, un cliente nos contactó para obtener una apostilla para un documento de su empresa. Para garantizar un asesoramiento preciso, consultamos directamente con la Cámara de Notarios de París.

Aquí está la información clave:

  • La solicitud debe presentarse en línea, a través de la plataforma habilitada.
  • Los documentos deben enviarse por correo postal o entregarse en persona.
  • Es posible concertar una cita, pero solo después de haber completado la solicitud en línea.
  • Tiempo medio de tramitación: de 3 a 8 días hábiles.
  • Tarifa estándar: 20 € (sin IVA) por documento para los tres primeros, y 10 € (sin IVA) por cada documento adicional.
  • Gastos de reenvío: máximo 5 € (sin IVA).
  • Si se deniega la apostilla, no se cobrará ninguna tasa.

El servicio exprés de 24 horas ya no está disponible.

En caso de emergencia, se recomienda certificar el documento ante notario o en el ayuntamiento, según la disponibilidad indicada en el mapa interactivo nacional.

Posdata y traducción: ¿en qué orden deben realizarse?

Siempre es recomendable apostillar primero el documento original escrito en francés. Posteriormente, un traductor jurado debe traducir el documento completo (incluida la apostilla).

Esto garantiza un reconocimiento perfecto en el extranjero, sin riesgo de rechazo o malentendido.

¿Cuánto tiempo es válida una apostilla?

En teoría, una apostilla no caduca. Sin embargo, su validez depende de la del documento original:

  • Para un extracto Kbis (certificado de registro mercantil francés), la apostilla es válida mientras el extracto esté vigente (generalmente 3 meses).
  • Para un diploma o documento de estado civil, es válida indefinidamente.

¡Asegúrese siempre de comprobar la validez del documento original antes de solicitar una apostilla!

Lexwell le ayuda con sus trámites de apostilla.

Nuestro despacho le acompaña en cada paso para simplificar sus trámites internacionales:

  • Recuperación de sus documentos oficiales (certificados de registro mercantil, sentencias judiciales, diplomas, etc.)
  • Traducción jurada realizada por un profesional certificado
  • Tramitación de la apostilla ante el Colegio de Notarios correspondiente

Nuestro objetivo: garantizar que sus documentos cumplan con la normativa, estén listos para su uso internacional, sin errores ni retrasos innecesarios.