Création d’une filiale en Espagne : Guide complet des étapes et checklist ⚖️

Créer une filiale en Espagne pour une société française est un projet stratégique qui nécessite une organisation méticuleuse.

En tant que cabinet d’avocats spécialisé en droit des affaires entre la France et l’Espagne, nous accompagnons nos clients tout au long du processus pour assurer le bon déroulement de cette démarche.

Voici un guide détaillé des étapes essentielles pour la création d’une société à responsabilité limitée en Espagne (NEWCO) accompagné d’une checklist pratique.

Nous partons du postulat que la NEWCO aura pour associé unique une société de droit français, représentée par son dirigeant personne physique, également de nationalité française.

Étapes de la création d’une société à responsabilité limitée en Espagne

1. ⚠️ Préalable important: Préparer le terrain !

Il faudra en amont que la société mère française et son représentant personne physique obtiennent respectivement un NIF et NIE (ce sont des numéros d’identification fiscale sans lesquels aucune démarche n’est possible en Espagne).

A noter également que toute personne de nationalité française qui se verrait conférer un mandat social ou encore des pouvoirs au sein de la NEWCO devra être muni du fameux sésame : le NIE.

Pour les personnes physiques, l’expérience nous fait dire que le plus agile est de passer par la voie consulaire. En effet, en France il existe plusieurs consulats d’Espagne, permettant aux ressortissants français résidents dans le champ territorial du consulat de faire cette démarche. Il suffit de prendre rendez-vous en ligne et de se déplacer le jour du rendez-vous pour remettre les formulaires remplis et payer la taxe. Le NIE est ensuite reçu par courrier dans un délai d’environ 3 semaines.

Pour les personnes morales, le NIF ne peut être obtenu qu’en Espagne. Il sera donc nécessaire de nous mandater pour obtenir ce numéro. Nous devrons être en possession du kbis et des statuts de la société mère apostillés et traduits par un traducteur assermenté.

Ces documents s’obtiennent auprès du registre du commerce et des sociétés dans le ressort duquel la société française a été immatriculée. Il est nécessaire d’obtenir les documents directement du registre (attention les photocopies téléchargées ne pourront pas être apostillées).

L’apostille est un sceau apposé par la Cour d’Appel (territorialement compétente) et qui permet de donner une valeur incontestable à un document officiel français à l’étranger. Cette démarche peut se faire par courrier postal ou encore en se rendant personnellement au greffe des apostilles.

Il sera également nécessaire d’obtenir les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de l’associé unique de la NEWCO.

Toutes ces démarches préalables nécessitent entre 1 mois et deux mois de délais et une collaboration étroite entre le client et le cabinet d’avocats.

En effet, sans ces documents (kbis, statuts), NIF ET NIE, il n’est pas possible de passer aux premières étapes de la création de société en Espagne.

Nous avons été témoins de retards importants s’agissant des créations de sociétés en Espagne. Ces retards sont le fait d’un manque d’anticipation et de coordination entre les différents intervenants.

Dès le début du projet, nous remettons une liste exhaustive des étapes, démarches, timing à respecter à notre client pour éviter les déconvenues.

2. Obtention du certificat de disponibilité de la dénomination sociale de NEWCO

Avant toute chose, il est nécessaire de vérifier la disponibilité du nom souhaité pour la NEWCO auprès du Registre du Commerce Central en Espagne (Madrid). Ce certificat est valable trois mois et doit être renouvelé si la société n’est pas créée dans ce délai. ⚠️

En France au contraire il n’y a pas d’obligation similaires lors de la création de société bien qu’il soit vivement recommandé de procéder à une recherche d’antériorité.

3. Ouverture d’un compte bancaire en Espagne et dépôt du capital social

Un compte bancaire doit être ouvert dans une banque espagnole, où le capital social sera déposé. Le capital social minimum en Espagne est de 3.000 euros et la banque délivre un certificat que le notaire joindra à l’acte authentique de constitution.

En France, le capital social minimum pour la création de société est d’un euros.

4. Préparation de l’acte de création de la société et des statuts en collaboration avec le notaire

Notre cabinet collabore avec un notaire pour la rédaction de l’acte authentique de création de la société et ses statuts. Il faut également préparer l’acte de bénéficiaire effectif, conformément à la législation espagnole (Loi 10/2010 et Décret Royal 304/2014).

En Espagne, contrairement à la France, toute démarche en droit des sociétés doit être ratifiée par devant notaire. Cela va de la constitution de société, à la délégation de pouvoirs, changement de siège social, augmentation de capital, fusion etc.

Un NIF provisoire (Numéro d’Identification Fiscale) est requis avant la signature de l’acte authentique. Le notaire se charge de cette formalité pour la NEWCO.

Après l’enregistrement de la société au registre, il faut obtenir le NIF définitif de la NEWCO dans un délai d’un mois et inscrire la société auprès des impôts.

5. Présentation de la déclaration d’investissement étranger (Modèle D1A)

La déclaration d’investissement étranger doit être soumise au Secrétariat d’État du Commerce en Espagne.

6. Signature de l’acte authentique de création de NEWCO devant notaire

✍️Dans notre hypothèse, le représentant personne physique de l’associé unique devra se déplacer personnellement en Espagne pour signer l’acte authentique de constitution et la déclaration relative au bénéficiaire effectif devant le notaire espagnol.

Si cela n’était pas possible, nous avons la possibilité de le représenter lors de la signature de l’acte authentique. Pour cela, il nous faudra être muni d’un pouvoir notarié, apostillé (si ce pouvoir est délivré par un notaire français).

Un formaliste se chargera ensuite de présenter l’entier dossier au registre du commerce en vue de l’immatriculation de la société. Il faut compter environ un mois.

Une déclaration fiscale (Modèle 600) doit être présentée aux impôts. Actuellement, la création de sociétés est exemptée du paiement de cet impôt en Espagne.

7. Obtention du certificat électronique de la société

Une fois immatriculée, la société doit obtenir un certificat électronique pour ses communications officielles avec les autorités espagnoles.

Ici encore, Il faut anticiper cette obtention et prévoir au moment de la signature chez le notaire de donner un pouvoir au comptable de la NEWCO en Espagne.

8. Légalisation du livre registre d’associés

Le livre registre d’associés doit être légalisé au Registre du Commerce dans un délai de 4 mois suivant la création de la société.

9. Inscription auprès de la Sécurité Sociale

Si vous souhaitez embaucher des salariés en Espagne, l’inscription de la société auprès de la Sécurité Sociale est obligatoire.

Tout comme le certificat électronique, Il faut anticiper cette inscription et prévoir au moment de la signature chez le notaire de donner un pouvoir au comptable de la NEWCO en Espagne. La collaboration entre les différentes parties prenantes à la création est fondamentale pour mener à bien votre projet.

10. Conférer des pouvoirs

Si le dirigeant de la NEWCO est basé en France, il sera nécessaire pour permettre le bon fonctionnement de la filiale de déléguer des pouvoirs à une ou plusieurs personnes physiques se résidant en Espagne ou s’y rendant fréquemment.

Nous vous renvoyons au point 1 de cette check-list s’agissant de l’obtention du NIE pour les fondés de pouvoirs.

A noter, en Espagne, la délégation de signature n’existe pas contrairement à la France. Tout pouvoir pour être valable doit être reçu par un notaire et inscrit au registre du commerce et des sociétés pour être opposable aux tiers.