Publié le : 27 mai 2025
Auteur Diane Page, sous la direction d’Emilie Poignon
Pourquoi a-t-on besoin d’une apostille ?
La semaine dernière, une cliente nous a contactés pour obtenir l’apostille de l’extrait Kbis de sa société française. Ce document devait être utilisé à l’étranger, mais elle ne savait pas comment procéder ni si l’apostille était vraiment nécessaire.
Ce type de situation est courant. Que ce soit pour des entreprises ou des particuliers, lorsqu’un document officiel français doit être présenté à l’étranger, il est souvent nécessaire de le faire apostiller pour qu’il soit reconnu par les autorités locales.
D’où vient l’apostille ?
L’apostille existe depuis l’entrée en vigueur de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle a été créée pour simplifier la reconnaissance mutuelle des documents publics entre les États signataires, en remplaçant les procédures complexes de légalisation consulaire.
À retenir :
- Si le pays destinataire est signataire de la Convention de La Haye, une simple apostille suffit.
- Si ce n’est pas le cas, une légalisation consulaire est toujours nécessaire.
Quels documents peuvent être apostillés ?
L’apostille peut s’appliquer à de nombreux documents :
✔️ Extrait Kbis pour une création de filiale à l’étranger
✔️ Diplômes pour étudier ou travailler hors de France
✔️ Jugements, actes notariés, contrats, certificats d’état civil
✔️ Documents pour un mariage international
Elle prend la forme d’une annotation officielle ou d’une feuille jointe certifiant :
- l’authenticité de la signature,
- la qualité de l’auteur du document,
- et, si besoin, la validité du cachet ou du sceau.
Elle ne modifie jamais le contenu du document.
Ce qui change depuis mai 2025 : la réforme de l’apostille en France
Depuis le 1er mai 2025, les Chambres de notaires ont repris la mission de délivrance des apostilles en France, dans le cadre d’une délégation de service public. Pour les entreprises immatriculées à Paris (ou dépendant de la Cour d’appel de Paris), les demandes doivent obligatoirement être faites via la plateforme officielle de la Chambre des notaires de Paris.
- Procédure 100 % dématérialisée
- L’apostille est exclusivement électronique
- Seuls les documents numériques signés électroniquement ou les originaux bleus avec QR code sont acceptés
- Les documents doivent être récents (moins de 3 mois) et sans annotation
Cas pratique : le client du 3 mai 2025
Le 3 mai 2025, un client nous a contactés pour obtenir l’apostille d’un document d’entreprise. Pour garantir un conseil précis, nous avons interrogé directement la Chambre des notaires de Paris.
Voici les infos clés :
- La demande doit se faire en ligne, sur la plateforme dédiée
- Les documents doivent être transmis par courrier ou déposés en personne
- Un rendez-vous est possible, mais uniquement après création du dossier en ligne
- Délais moyens : 3 à 8 jours ouvrés
- Tarif standard : 20 € HT par document pour les 3 premiers actes, puis 10 € HT pour les suivants
- Frais de réexpédition : 5 € HT maximum
- Si l’apostille est refusée, aucun frais n’est facturé
Le service express sous 24h n’est plus disponible.
En cas d’urgence, il est recommandé de faire certifier le document chez un notaire ou en mairie, selon les disponibilités indiquées sur une carte interactive nationale.
Apostille et traduction : dans quel ordre procéder ?
Il est toujours préférable de faire apostiller d’abord le document original rédigé en français. Ensuite, l’ensemble du document (y compris l’apostille) devra être traduit par un traducteur assermenté.
Cela garantit une parfaite reconnaissance à l’étranger, sans risque de refus ou d’incompréhension.
Quelle est la durée de validité d’une apostille ?
En théorie, l’apostille n’a pas de limite de validité. Mais tout dépend de la validité du document d’origine :
- Pour un Kbis, l’apostille reste valable aussi longtemps que l’extrait lui-même (généralement 3 mois)
- Pour un diplôme ou un acte d’état civil, elle est valable indéfiniment
Toujours vérifier la validité du document principal avant de demander l’apostille !
Lexwell Legal vous accompagne dans vos démarches d’apostille
Notre cabinet vous aide à chaque étape pour simplifier vos démarches internationales :
- Récupération de vos documents officiels (Kbis, jugements, diplômes…)
- Traduction assermentée par un professionnel agréé
- Organisation de l’apostille auprès de la Chambre des notaires compétente
Notre objectif : garantir que vos documents soient conformes, prêts à l’usage international, sans erreurs ni délais inutiles.