La Ley 14/2013 de 27 de febrero de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización estableció nuevas normas para las empresas.
Desde entonces las empresas están obligadas a depositar en el Registro Mercantil, además de los registros contables, los relativos a la misma empresa: las actas de Consejo de Administración, de Junta General y el registro de socios.
Esta Ley prevé también la obligación de utilizar el formato electrónico para proceder a su legalización ante el Registro Mercantil. Esta obligación se aplica desde enero de 2015.
Dicha obligación se deriva del articulo 18 de la ley antes citada, así como del párrafo 8 de la resolución de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y de Notariado:
“Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio».
Este procedimiento se hace a través del programa legalia:
- Formalidad de cierre/ cierre de Registros en formato papel
- Certificación de cierre del Registro en formato papel
- Presentación electrónica de las actas a partir de enero de 2015
En España la ausencia de publicación de las cuentas es severamente sancionado. Los infractores podrán verse prohibir la publicación de toda modificación que deba introducirse en el seno de la sociedad. El cierre de la hoja puede tener por consecuencias no poder publicar un cambio de dirección o una modificación del capital social.
Aún no existe, a nuestro conocimiento, sanciones sobre el incumplimiento de esta norma. Sin embargo, tratándose de una norma prevista en la Ley de sociedades de Capital, su violación puede tener por consecuencia la aplicación de sanciones fiscales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 200 de la Ley General de impuestos.
Por otra parte, no publicar las actas puede tener consecuencias en caso de conflicto entre socios o frente a terceros. Puede poner en duda la validez de las decisiones o debilitar su valor probatorio. Su depósito y legalización podrá al contrario sellar los documentos que no podrán ser modificados o manipulados.